日本の履歴書の書き方：履歴書と職務経歴書のちがいをやさしく解説
更新: 2026-09-02
まず結論
こんにちは、ミヤです。日本での新生活を始める方をお手伝いしています。日本で仕事に応募するときは、たいてい2つの書類を求められます。ひとつは定型のフォーマットに書き込む「履歴書」、もうひとつはこれまでの仕事の中身を自由に書く「職務経歴書」です。この2つは別物で、求められた方とちがう書類を送ってしまうのは、はじめての人がよくやる失敗のひとつなんです。
履歴書は「あなたが誰か」を伝える穴埋め式の書類、職務経歴書は「何ができるか」を示す仕事の物語、とイメージしてください。日本の多くの応募では両方を求められます。ここからは、レイアウトや写真、日付や押印の小さな決まりごと、そしてはじめての人がつまずきやすい失敗まで、いっしょに見ていきますね。
2つの書類と、そのちがい
履歴書は決まったテンプレートです。文房具店で紙のものを買っても、ダウンロードしても、求人サイトで入力しても、項目はおおむね同じです。氏名とふりがな、生年月日、住所や連絡先、写真、年月順の学歴・職歴、免許・資格、そして「志望動機・自己PR」などの自由記入欄があります。書式が決まっているぶん採用担当者はさっと目を通せるので、派手さより、ていねいさと表記の統一が大切です。
いっぽう職務経歴書には決まった型がありません。そこが特徴です。ここには、これまで担当した仕事ごとに、会社や業界の背景、担当した役割、仕事の範囲、そして具体的に成し遂げたことを書きます。ふつうはA4で1〜2枚、応募先の仕事に関係するスキルが伝わるように書きます。履歴書が「あなたは誰か」に答えるなら、こちらは「何をしてきて、なぜ自分たちに合うのか」に答える書類です。
レイアウトと写真
履歴書では、学歴・職歴は古いものから年月順に書きます。学歴と職歴は同じ欄にまとめることも多く、それぞれ年と月を添えます。ていねいな慣習として、最後の職歴の次の行に「以上」と書き、これで記載が終わりだと示します。資格は専用の欄に書き、免許や語学試験など関係するものは、証明書どおりの正式名称で記載しましょう。
写真は思ったより格式ばっています。よく使われるサイズは縦4cm×横3cmほど。最近撮ったもので、正面向き、無地の明るい背景、ビジネス向けの服装、落ち着いた表情が基本です。日本の証明写真機にはこのサイズ用の設定があります。所定の枠に貼り(印刷したものはのりやテープで、求人サイトならアップロード)、サイズや服装に迷ったら、応募先や利用するサイトの案内を確認してください。
日付・押印・手書きの決まりごと
日本の日付は、令和などの「和暦」と、西暦のどちらも使われます。大切なのは、どちらか一方を選び、書類全体で統一することです。途中で混ざるとだらしなく見えてしまいます。上のほうにある「記入日(作成日)」の欄には、書き始めた日ではなく、実際に提出する日を書きましょう。
昔の履歴書には小さな枠に印鑑(はんこ)を押す欄がありましたが、いまのテンプレートやオンライン応募では不要なことも多いです。応募先や利用するサイトの案内を確認してください。手書きする場合は黒のインクでていねいに書き、修正液は使わないこと。まちがえたら新しい用紙で書き直します。いまはパソコンで作る人も多く、それも広く受け入れられています。書式を整え、項目をもれなく埋めることを心がけましょう。
はじめての人がやりがちな失敗
いちばん多いのは、ふりがなを空欄にしたり一部だけにしてしまうこと。氏名や住所の読みは、担当者が正しく読んで整理するのに役立ちます。ほかにも、職歴の日付に抜けや不統一がある、「以上」の締めを忘れる、和暦と西暦が混ざる、証明写真ではなくカジュアルな自撮りを出してしまう、などがあります。志望動機欄が空白だったりありきたりだったりするのも目立ちます。短くても正直で具体的な数文のほうが、空欄よりずっと良い印象になりますよ。
もうひとつ見落としがちなのが、連絡先がきちんと使えることです。日本では採用担当者がメールより電話で、受領の確認や簡単な質問、面接日時の調整をすることがとても多いんです。履歴書に書いた電話番号が出られなかったり、まだ存在しない番号だったりすると、どんなに中身が良くても、最初の一歩で静かに止まってしまうことがあります。
応募の前に：使える日本の回線を
だからこそ、書類を送り始める前に、データ付きの日本の電話番号を先にそろえておくと安心です。ダウンロードするテンプレートも、登録する求人サイトも、記入するフォームも、すべてスマホの上で動きます。そして同じくらい大切なのが、その番号が、採用担当者が面接の連絡をくれる窓口になること。履歴書の一番上に、本当につながる回線を書けると、全体がぐっとしっかりして見えます。
手続きはとても簡単です。在留カードだけでオンラインから申し込めて、スマホがeSIMに対応していれば、店舗に行かなくても15分ほどで開通できることが多いんです。対象条件や手順は設定ガイドを見て、申し込む前にページで最新の内容を確認してくださいね。まず回線を整えてから、書くことに集中しましょう。応援しています!
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