海外の書類を日本で受け付けてもらうには：翻訳文・アポスティーユ・認証

まず結論

こんにちは、ミヤです！日本の窓口から、母国の出生証明書や婚姻証明書、学位、専門資格の免許を求められたとき、その書類そのものは、たいてい求められているものの半分にすぎません。もう半分は日本語の翻訳文、そして場合によっては、その書類が本物だと母国の側で証明したもの、つまりアポスティーユ、あるいはアポスティーユが使えない国なら領事認証です。やっかいなのは、全国共通のルールがないこと。区役所の窓口、入管の窓口、資格を認定する団体では、それぞれ求めるものが違うことがあります。ですから私がいつもおすすめする最初の一歩は、お金を払う前に、その書類を受け取る窓口へ、何が必要なのかを正確に確かめることです。

これは手続きの話で、法律のアドバイスではありません。サービス名や料金をあえて挙げないのは、どちらもケースによって変わるからです。お伝えできるのは、やるべきことの全体像です。必要なものを文書で確認する、母国で書類を発行または再発行してもらう、翻訳者の名前と日付を記した翻訳文を添える、そしてアポスティーユや領事認証は、受け取る窓口が実際に求めている場合にだけ付ける。この形です。そして時間を見積もっておいてください。認証の手続きは、その書類が作られた国で行われ、郵便であなたの手元へ戻ってくるからです。私がお手伝いしてきた方のほとんどが、書類そのものではなく、郵送のほうを軽く見ていました。

受け取る窓口が本当に求めているもの

「認証済み」というひと言にまとめられてしまう3つのものを、分けて考えると整理しやすくなります。1つめは書類そのもの。身分関係の記録や卒業証明書、免許の原本、あるいはそれを保管している機関が正式に発行した写しです。2つめは日本語の翻訳文。窓口の担当者が中身を読めるようにするためのものです。3つめは認証。発行した国の当局が別に付ける証明書で、書類にある署名や印章が本物であることを確かめるものです。アポスティーユはその一つの形で、もう一つの道が領事認証です。日常的な手続きの多くは、1つめと2つめだけで足ります。認証が出てくるのは、より重い届出のとき。戸籍に関わる手続き、一部の在留資格、資格の承認などです。

ですから電話やメールで問い合わせるときは、「何が必要ですか」ではなく、絞った質問をしてください。翻訳は第三者に頼まないといけませんか、それとも自分で作ってもよいですか。翻訳文には何を書く必要がありますか。翻訳者の氏名、住所、署名、翻訳した日付は必要ですか。原本が必要ですか、写しでも大丈夫ですか、提出したものはそちらで保管されますか。アポスティーユや領事認証は必要ですか、必要ならそれは書類に付けるのか、翻訳文に付けるのか、それとも両方ですか。できれば回答をメールで送ってもらい、日付と、話した部署も控えておきましょう。あとになって別の担当者が違うことを言ったとき、そのメモが軌道に戻してくれます。

翻訳文は誰が書き、何を書くのか

いちばん意外に思われるのは、日本の多くの窓口が、自分で作った翻訳文を受け付けてくれることです。窓口が気にしているのは、日本語が正確であること、そして誰かがそれに名前を出していることです。自分で翻訳してよい場合にふつう期待されるのは、原本のレイアウトをそのまま写した見やすい1枚で、印やスタンプも含めてすべての項目を訳し、最後に翻訳が完全で正確であることを示す短い文言を添え、さらに翻訳者のフルネーム、連絡先、署名、翻訳した日付を記したものです。原本の写しに添付して、並べて見比べられるようにしておきましょう。

いっぽうで、翻訳は第三者でなければ認めない窓口もあり、翻訳者の宣誓文に公証を求めるところもあります。これは窓口で話して何とかなるものではありません。だからこそ先に聞いておくのです。受け付けてもらえない翻訳や、そもそも求められていなかった認証にお金を払うのは、もったいないですよね。誰が訳す場合でも、きちんと合わせておきたいのは2つ、氏名と日付です。氏名は、在留カードやほかの届出に書いてあるとおりの日本語表記にそろえて、記録が一貫するようにしてください。日付は、国によって日と月の順番が違うので、誤解の余地がないように書きます。書類に載っている地名がその後に変わっている場合は、黙って今の名前に直さず、翻訳者の注記として書き添えましょう。

アポスティーユか領事認証か、そしてどこで取るのか

アポスティーユは、ある国が自国の公文書に付ける定型の証明書で、これがあると相手の国は追加の確認なしにその書類を受け入れられます。使えるのは、ハーグ条約（アポスティーユ条約）に加盟している国どうしのあいだだけです。あなたの国が加盟しているかどうかは、ここで断言しないでおきます。ご自身の国の政府のページで確かめる価値が本当にあることだからです。実務で大事なのは向きです。海外で発行された出生証明書のアポスティーユは、その証明書を発行した国で、その国がこの役目に指定した機関が発行します。日本で後から付けることはできません。ですから探すべきは、日本側の何かではなく、あなたの国が指定しているアポスティーユの担当機関です。

加盟していない国の場合に相当するのが領事認証です。まず発行した国の当局が書類を認証し、そのうえで現地の日本の在外公館が認証します。こうして印章が連なった状態で日本に届くわけです。どちらの場合も、証明書はふつう翻訳文ではなく書類そのものに付けられますが、翻訳文にも認証を求める窓口もあります。これも事前に確認しておきたいことの一つです。それから、認証する機関が、あなたが持っているその書類を受け付けてくれるかも確かめてください。コピーやラミネート加工されたカード、何十年も前の証明書では条件を満たさないことがあり、その場合は先に登録機関から新しく発行された写しを取り寄せる必要が出てきます。列の先頭に、一つ工程が増えるわけです。

日本から進めるか、母国の家族に頼むか

進め方は2つあります。日本にいながら、母国の登録機関や学位を出した機関と遠隔でやりとりする方法。記録の新しい写しを、多くの場合はオンラインの窓口か郵送の申請書で請求し、そこからアポスティーユや認証の担当機関へ回してもらえるかを尋ね、できあがった書類を日本の住所へ郵送してもらいます。ただし、自国内の住所にしか郵送しない機関もあって、計画が静かに崩れるのはたいていここです。早めに確認しておきましょう。書類を自分に届けてもらうのか、日本の窓口へ直接送ってもらうのかも決めておきます。あわせて、原本が輸送中のあいだにスキャンで手続きを動かし始められるか、受け取る窓口に聞いてみてください。

もう一つは、母国にいる家族や友人に、窓口を直接回ってもらう方法です。こちらのほうが早いことが多く、書類が受け付けてもらえなかったときに、その場で対応してもらえます。あなたに関する身分関係の記録を請求するには、あなたからの委任状が必要になることがあり、その書式は署名の仕方まで決まっている場合もあります。日本の窓口から言われたことは、文面そのままがはっきり写った写真で送り、受領書や受付番号はすべて撮っておいてもらいましょう。できあがった一式を郵送してもらうなら、追跡できる国際郵便を使う価値があります。認証まで済んだ書類が行方不明になると、いちばん最初から請求し直すことになるからです。

日程については、日単位ではなく週単位で考えて、締め切りから逆算します。待ち時間はふつう4つ重なります。新しい写しを発行してもらう、それを認証機関へ郵送する、その機関での処理、そして国際郵便で戻ってくるまで。公証付きの翻訳が必要なら5つです。両方の国の祝日も、ばかになりません。提出日が決まっているなら、いま何が動いているのかを受け取る窓口に伝えて、いったん写しで受け付けてもらえるか聞いてみてください。ファイルだけ先に作って、認証済みの原本は後から追加してよいと言ってくれるところも多いんです。それから、せっかく請求するなら書類の写しは複数もらっておきましょう。次の窓口が、提出したものをそのまま保管してしまうかもしれませんから。

この手続きを静かに支えてくれるもの

全体を整理するときに見落としがちなのですが、ほとんどの工程はスマホを通って進みます。受け取る窓口からの折り返しは日本の番号にかかってきて、しかも平日の日中が多いです。その電話が届かないと、1週間待った答えが、また列の中に戻ってしまいます。家で書類をスキャンしたり写真に撮ったりして、時差のある相手にメールで送る。窓口で書式を撮って家族に送る。変な時間にビデオ通話をつないで、親に登録機関への請求の仕方を説明する。それを全部、借りもののカフェのWi-Fiで、日本の窓口がつながる番号も持たないままやろうとすると、ゆっくり進むはずの手続きが、止まってしまいます。

ですから、まだ生活を整えている途中なら、書類集めが始まってからではなく、始まる前にスマホを片づけておくのがおすすめです。楽天モバイルなら在留カードだけでオンラインから申し込めて、スマホがeSIMに対応していれば、店舗に行かずに15分ほどで開通できることが多いんです。折り返しの電話を受けられる日本の番号と、どこにいてもスキャンして送れるデータ。条件は変わることがあるので、申し込む前にページで最新の内容を確認してくださいね。そのうえで、受け取る窓口に最初の一本を入れて、何が必要かを教えてもらいましょう。あとはだいたい、根気と郵便です。だいじょうぶ、きっとできますよ。