家族を日本に招くとき：招へい理由書と身元保証の書類

まず結論から

こんにちは、ミヤです。日本での新生活が落ち着くようにお手伝いしています。ご両親や親族が会いに来たいと言ってくれたとき、最初の問いは「そもそもビザが必要かどうか」です。これはご本人の国籍で決まり、最新の一覧は外務省が公開しています。必要な場合、申請するのはご本人で、お住まいの地域を管轄する日本大使館か総領事館へ出します。日本側で用意するのはあなたの分です。招へい理由書、滞在予定表、そして多くの場合は身元保証書と、あなた自身に関する書類。原本を送り、ご家族がまとめて提出します。そして、必要だと感じるよりずっと早めに動き出すことです。

そもそもビザが必要かどうかを確かめる

これを決めるのは国籍であって、あなたやご家族の事情ではありません。日本はいくつもの国・地域とビザ免除の取り決めを結んでいて、そこに含まれる旅券をお持ちなら、短い訪問のために何かを申請する必要はなく、以下の書類の話もまるごと不要になります。最新の一覧は外務省が自らのページに掲載していて、取り決めごとに付いている条件もそこに書かれています。条件は同じではありません。ほかの何より先に、まずそこを確認してください。この答えで、これからの数か月に封筒が登場するかどうかが決まります。

ビザが必要な場合、家族の訪問に当たるのは「短期滞在」です。観光、親族・知人の訪問などが目的で、報酬を得る仕事はできません。申請するのはご本人で、住んでいる場所を管轄する日本大使館または総領事館に出します。いちばん近い公館や首都の公館とは限りません。必要書類の一覧は公館ごとに公開されていて、効力を持つのはその一覧です。ほかで読んだ内容より、このページより、そちらが優先します。国によっては、窓口ではなく指定された旅行会社を通してのみ申請を受け付けている場合もあります。

始める前に、もう二つ知っておくとよいことがあります。ビザは日本へ向かい、入国を求めるための資格であって、上陸の許可そのものは到着した空港で入国審査官が判断します。またご家族が耳にするオンラインの入国手続きは、出発直前にご本人が行う別の段取りで、ビザ申請の一部ではありません。ここから先は法律上の助言でも入管手続の助言でもありません。私は流れの形を描いて、少しでも身構えずに済むようにしたいだけです。従うべきは公館自身の案内です。

誰が何を用意し、誰が提出するのか

書類の束には二つの側があります。ご本人が担うのは自分の分、つまり申請書、旅券、写真、そして公館が挙げている本人関係の書類です。あなたが担うのは日本側の分。あなたは「招へい人」、つまり来てくださいと声をかけた人であり、多くの場合は公館の保証の書式に署名する「身元保証人」も兼ねます。この二つの役割は別の人が担うこともでき、個人が招き、会社や別の人が保証することもあります。日本に住むあなたがご両親を招くなら、たいていは二つを同時に引き受けることになります。

あなたが用意するものを、日本国内のどこかに提出するわけではありません。短い訪問について、こちら側から出す申請も、あらかじめ取っておく証明書もないのです。書いたものはすべて、海外での申請を支える資料です。だからこそ、面接や提出の予定より前に、実際にご家族の手元へ届いていなければなりません。公館が認めていれば電子的に届ける方法もあります。この一点が日程の全体を決めます。書類は、ご家族が提出し、足りないものがあれば取り直し、出発日を見つめずに結果を待てるだけの余裕を残して、完成し、署名され、発送されている必要があります。

招へい理由書と滞在予定表

招へい理由書には、あなたが誰で、申請する人とどういう関係で、なぜ招くのか、どのくらいの期間なのかを書きます。外務省が書式を公開していて、公館のページからは求めている版へのリンクが張られているので、一から文章を組み立てるより、その公式の書式に記入するほうがずっと楽です。日付を入れ、自分で署名します。写して使える文例をここに載せるつもりはありません。ひな形のように読める文章は誰の役にも立たないからです。大事なのは、内容が本当であること、あなたの家庭の事情に即していること、そしてあなた自身の言葉であることです。

滞在予定表は手紙ではなく表です。日付、その日どこにいるか、だいたい何をするか、そして泊まる場所の連絡先を並べます。ずっとあなたの家に滞在するなら、その欄はあなたの住所と電話番号が縦に並ぶことになります。途中で旅行を挟むなら、町の名前と宿泊先を書いてください。完成した旅程である必要はありません。予定は変わりますし、それは誰もが承知しています。ただし、束のほかの書類に書かれた航空便の日付と食い違っていてはいけません。

見落とされがちなのが、束全体の整合です。氏名は旅券に印字されているとおりに、ミドルネームも、姓と名の順序も含めてそろえます。日付の書き方もどこでも同じに。関係の書き方も全部の書類で統一します。封をする前に、自分が確認する側の人間になったつもりで、書類を並べて読み返してみてください。ここなら十秒で直せる食い違いが、ご家族の予約を一度無駄にし、大使館へもう一往復させてしまうことがあります。

身元保証書と、保証人が求められる書類

公館が保証を求める場合は、その身元保証書に記入します。これも公式の書式で、外務省か公館自身のページから入手します。訪問に関わる一定の事柄について責任を引き受けることを記すもので、具体的に何を引き受けるのかは、書式そのものの文面に書かれています。私の要約ではなく、その文面をご自身で読んでいただきたいですし、ここに例文を書くつもりもありません。日付を入れてご自分で署名し、その前にきちんと読むこと。自分の名前を最後に書く書類は、どれもそうするはずですから。

あわせて公館が保証人に求めるのは、だいたい二種類です。日本に住んでいることを示すものと、訪問を支えられる立場にあることを示すもの。実際には、市区町村で取る住民票、在留カードの写し、そして収入や就労に関する書類、たとえば課税証明書や納税証明書、在職証明書、確定申告書の写しなどが、一覧の内容に応じて求められます。家族関係を示す書類が必要になることも少なくありません。組み合わせは公館によっても、事情によっても変わります。

実務上の注意をいくつか。市区町村の証明書は発行から間もないものしか受け付けられないのが普通で、どのくらい新しければよいかは公館が示しています。予定よりずっと前に取りに行かないでください。原本が要るのか写しでよいのかも確認を。送るものが変わってきます。書類ごとに氏名の表記が違っていると、その点を尋ねられると思っておき、説明できるようにしておきましょう。そもそも保証が必要かどうかも場合によるので、市役所で半日を使う前に一覧を読んでください。

書類をまとめて送る、そして時間に余裕を持つ

すべてに署名したら、手元を離れる前に一枚残らずスキャンか写真で控えを取ってください。もし一つの書類について問い合わせが来たら、ご家族が海外で待っているあいだに日本で取り直すことになります。元の内容が手元にあるかどうかで、それが短い作業にも長い作業にもなります。発送は普通郵便ではなく追跡のできる国際便で。今どこにあるかをお互い見られますし、いつ頃届くかを伝えておけば、一週間もポストを覗いて「なくなったのでは」と気を揉ませずに済みます。

所要日数については、数字を申し上げません。処理にかかる時間は公館ごとに、季節ごとに、そして個別の事情によって変わりますし、いま現在の答えがあるのは公館のページだけだからです。言えるのはこういうことです。まずご家族に、その大使館の予約の状況を何より先に調べてもらうこと。書類の移動には日ではなく週の単位で見ておくこと。旅行の繁忙期は窓口も混むと考えておくこと。そして何より、旅券にビザが入る前に、払い戻しのできない航空券を買わないことです。

判断そのものは公館が行い、あなたが書いた一枚ではなく申請全体を見てなされます。あなたの役目は、そろっていて、矛盾がなく、正直に書かれた書類をご家族に渡すこと。そのあとは手続きの速度に任せることです。ご家族の個別の事情で分からないことがあれば、公館に直接尋ねるか、日本の有資格の専門家に相談してください。それはその方の状況についての相談であって、こういうガイドで片づけるべきことではありません。

つながる番号こそ、書類に書くもの

この手続きのなかで、あなたの電話番号は思っているより何度も登場します。招へい理由書、滞在予定表の宿泊先の欄、そして署名するなら保証の書類にも。公館が招へい人や保証人に直接、電話やメールで内容を確かめてくることも実際にあり、それは日本の業務時間に届きます。ご家族も、大使館で並んでいるあいだや、到着した空港からあなたに連絡したくなります。ポケットの中で鳴る日本の番号は、まぎれもなく書類仕事の一部です。

ビザが出たあとは、残りもすべて同じ電話から動きます。航空券を取り、列車を比べ、全員が泊まりきれない夜のために近くの部屋を押さえ、荷造り中のご家族から時間帯の合わないメッセージを受ける。その全部があなたの役です。日本の旅行や決済のサービスは日本の電話番号で登録する仕組みで、予約の確認もそこに届きます。用意は拍子抜けするほど簡単です。在留カードを使ってオンラインで申し込み、eSIM対応のスマホなら当日中につながることも多く、だいたい十五分ほどで使い始められます。

対象条件と手順は私たちの設定ガイドをご覧いただき、申し込む前にページで最新の条件を確認してください。回線が整えば、あとは落ち着いて順番に進めるだけです。免除の一覧を確かめ、公館の必要書類を読み、書式を入手し、証明書をそろえ、封筒を送り、ご家族に提出してもらう。封筒が動き出す前に電話まわりを片づけておきたいときは、いつでも声をかけてくださいね。